Phương pháp KJ là gì?
Phương pháp KJ, còn được gọi là phương pháp Affinity Diagram (sơ đồ mối quan hệ), được phát triển bởi nhà nhân chủng học Nhật Bản Jiro Kawakita. Phương pháp này là một công cụ hữu ích trong quản lý dự án và quản lý chất lượng, đặc biệt trong việc tổ chức và phân tích dữ liệu qualitatitive.
Đây là cách để nhóm các ý tưởng, ý kiến hoặc vấn đề một cách có hệ thống để xác định các mối quan hệ giữa chúng, từ đó giúp người dùng đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Các Bước Thực Hiện Phương Pháp KJ
Phương pháp KJ diễn ra qua các bước chính sau:
Tại sao nên áp dụng phương pháp KJ trong công việc?
• Tăng khả năng sáng tạo và tìm ra giải pháp: KJ khuyến khích tư duy sáng tạo và có thể giúp tìm ra các giải pháp mới mẻ cho các vấn đề phức tạp thông qua việc nhóm ý kiến và thông tin một cách có hệ thống.
• Khích lệ tinh thần tham gia và sự cam kết: Khi mọi người cảm thấy rằng ý kiến của họ được lắng nghe và đóng góp vào quá trình giải quyết vấn đề, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm và cam kết hơn với kết quả.
• Phát triển tư duy phản biện: Áp dụng phương pháp này đòi hỏi việc phân tích và đánh giá thông tin từ nhiều góc độ, giúp phát triển kỹ năng tư duy phản biện.
Những lưu ý khi áp dụng phương pháp KJ:
• Cần cho người tham gia thời gian tư duy riêng: Tránh việc bị người nhanh trí áp đảo/tránh bias bởi ý kiến một vài người nhanh tay lẹ miệng
• Phân loại cần có tư duy MECE để thống nhất cách phân loại, hạn chế sót: cần có sự rèn luyện cơ bản về MECE
• Cần chuẩn hóa cách nêu ý tưởng đầy đủ 5W1H nếu không sẽ gây khó nắm bắt, hạn chế việc nhóm ý tưởng.
• Cân nhắc áp dụng tùy trường hợp: Không phải khi gặp bất cứ vấn đề nào cũng nên áp dụng phương pháp KJ. Nếu vấn đề nhỏ hoặc đơn giản có thể giải quyết nhanh chóng thì không nhất thiết phải tốn thời gian và nguồn lực để phân tích phức tạp. Đặc biệt là những vấn đề khẩn cấp hoặc yêu cầu chuyên môn cao.
• Tạo môi trường thoải mái nói ra suy nghĩ: Trong quá trình nhóm ý kiến, đôi khi có thể diễn ra trường hợp mọi người chấp nhận một giải pháp không phải là tốt nhất chỉ để duy trì sự hòa thuận trong nhóm.
Nên áp dụng phương pháp KJ trong những lĩnh vực nào?
Với khả năng tổ chức và phân tích thông tin một cách có hệ thống, rất linh hoạt và có thể được áp dụng trong nhiều ngành nghề và lĩnh vực khác nhau, phương pháp KJ hiệu quả nhất khi vận dụng trong những lĩnh vực dưới đây:
1. Quản lý chất lượng và cải tiến quy trình
Trong lĩnh vực quản lý chất lượng và cải tiến quy trình, phương pháp KJ hỗ trợ trong việc xác định, phân tích, và giải quyết các vấn đề chất lượng, cũng như trong việc tìm ra cơ hội để cải tiến quy trình sản xuất và dịch vụ.
2. Nghiên cứu và phát triển (R&D)
Các đội ngũ R&D có thể sử dụng phương pháp KJ để tổ chức ý tưởng sáng tạo, đánh giá các lựa chọn thiết kế, và phát triển các giải pháp mới cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
3. Giáo dục và đào tạo
Trong giáo dục và đào tạo, giáo viên và nhà đào tạo có thể sử dụng phương pháp này để tổ chức ý kiến, kiến thức, và phản hồi từ học viên, từ đó cải thiện chương trình giảng dạy và phương pháp giảng dạy.
4. Quản lý dự án
Phương pháp KJ giúp các quản lý dự án và các bên liên quan tổ chức và ưu tiên công việc, xác định rủi ro, và lập kế hoạch giải pháp cho các vấn đề dự án.
5. IT và phát triển phần mềm
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin và phát triển phần mềm, KJ có thể giúp đội ngũ phát triển tổ chức yêu cầu của người dùng, xác định vấn đề kỹ thuật, và ưu tiên các tính năng mới.
6. Kinh doanh và chiến lược
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và chuyên gia chiến lược có thể sử dụng phương pháp KJ để phân tích cơ hội và thách thức trong thị trường, ưu tiên các mục tiêu kinh doanh, và phát triển chiến lược.
7. Nghiên cứu thị trường
Phương pháp KJ giúp nghiên cứu thị trường trong việc tổ chức và phân tích dữ liệu từ khảo sát, nhóm trọng tâm, và các phương pháp thu thập thông tin khác, giúp đưa ra cái nhìn sâu sắc về hành vi và nhu cầu của khách hàng.
8. Hospitality
Ngành hospitality luôn đặt trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu. Phương pháp KJ giúp tổ chức và phân tích ý kiến khách hàng một cách có hệ thống, từ đó tìm ra giải pháp cải thiện dịch vụ và tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
So sánh phương pháp KJ với các phương pháp khác
Phương pháp KJ là một trong nhiều kỹ thuật được sử dụng để tổ chức thông tin và thúc đẩy sự sáng tạo. Dưới đây là một số phương pháp tương tự và so sánh chúng với phương pháp KJ:
Khi lựa chọn phương pháp, quan trọng là cân nhắc đến mục tiêu cụ thể của dự án hoặc vấn đề cần giải quyết. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh riêng và có thể phù hợp với các tình huống khác nhau.
Kết Luận
Tuy đã ra đời từ lâu nhưng phương pháp KJ vẫn còn phổ biến và thích hợp để sử dụng trong thế giới ngày nay, đặc biệt là trong các lĩnh vực đòi hỏi sự sáng tạo, phân tích thông tin, và giải quyết vấn đề một cách hệ thống. Mặc dù sự phát triển của công nghệ và sự xuất hiện của nhiều công cụ mới có thể làm thay đổi cách thức triển khai phương pháp này, bản chất và giá trị cốt lõi của nó vẫn giữ nguyên.
Phương pháp này thoáng qua tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế lại rất sâu sắc và đòi hỏi sự kỹ càng trong khi thực hành để có thể phát huy tối đa điểm mạnh của nó. Vậy làm thế nào để áp dụng phương pháp này hiệu quả tại môi trường làm việc ở Việt Nam?
Trong khóa đào tạo “Kỹ năng brainstorming và dẫn dắt thảo luận” do HRI Việt Nam tổ chức vào ngày 17/04/2024 sắp tới, giảng viên – ông Nguyễn Đình Phúc sẽ chia sẻ chi tiết, cung cấp những tips hữu ích để các nhà quản lý có thể nắm vững phương pháp này, từ đó hướng dẫn đội nhóm thảo luận và giải quyết vấn đề hiệu quả.
Thông tin khóa đào tạo:
Đặc biệt, chúng tôi sẽ có 3 suất học trải nghiệm không thu phí dành riêng cho đối tượng:
Liên hệ ngay với chúng tôi qua email: kenshu@hri-vietnam.com
