Vol 3::なぜタスクアサイメントが下手なのか?

ベトナム人の中間管理職が初めてスタッフを管理する様子を観察したことがありますか？うまく管理できる者は稀で、多くは独自のスタイルでアサインメントやマネジメントを行っています。彼らの多くは経験豊富な上司の下で働いた経験がないため、既存のモデルに従うことなく、自身の方法でスタッフを指導します。その結果、度を越えた行動が見受けられることがあります。

「ボスザル」スタイルのマネジメントは一般的な問題です。このアプローチでは、上司が自らの優越性を前提とし、部下に自分の指示に従わせることを強いる形です。例として、自分で数分で完了可能な印刷作業を部下に任せ、その完了を待つだけの状況が挙げられます。この問題は、どのタスクを部下に任せ、どのタスクを自分で処理すべきかの判断力が欠けていること、またはそのような管理スキルを身につける指導が不足していることに起因します。与えるタスクが適切でない場合、小さすぎるタスクは情報伝達のみで時間を浪費し、時間節約にはならず、スタッフの挑戦の余地が失われ、モチベーションの低下を招きます。一方で、準備不足で難易度の高いタスクを急に割り当てると、スタッフは不安を感じ、結果が期待と異なりやり直しを要することが多くなります。これにより、スタッフは無駄な時間を過ごし、上司の期待に応えられない無力感に苛まれ、モチベーションがさらに低下する可能性があります。

次によく見られる間違いとして、過大期待があります。基本的にスタッフに仕事を任せるということは、その人が仕事ができるという前提に立っています。しかし、仕事ができる人が犯しやすい大きな間違いは、自分と同じレベルのパフォーマンスを他人にも期待してしまうことです。人間は、自分の今日の成果が過去の努力だけでなく、支えてくれた環境や背景によるものであることを忘れがちです。たとえば、理系出身で計算能力が高かったり、偏差値の高い学校で学んだことでロジカルシンキングが強かったり、家族が文学を好む環境で育ったため作文が得意であるなど、それぞれの背景が影響しています。

このような自分の特性や背景を無意識のうちに前提として、他人も同じようにできると考え、その思い込みで仕事を割り当てることが過ちとなります。この結果として必要となるのが、長い期間にわたる期待値の調整です。具体的には、最初に大きなタスクを与えて、それがうまくいかなかった場合に、次回からはもう少し具体的で小さなタスクを与えるという流れになります。それでもうまくいかなければ、さらに小さなタスクを与えることによって、徐々にスタッフのレベルに合わせるようにします。しかし、この期待値の調整は双方にとって大きなストレスとなります。

タスクを与える側は、期待通りに事が進まないために、最終的には自分でやった方が早いと感じ、ダブルの労力が発生してしまうことがあります。一方でスタッフは、期待に応えられないことで失望し、モチベーションが下がることもあります。もちろん、負けず嫌いなスタッフが倍の努力をして能力を伸ばし、期待に応えることもありますが、これは稀です。

そのため、最初から過大な期待をせずに、シンプルなタスクから始めることで、スタッフは仕事の達成感を味わい、より楽しい経験ができるようになります。ただし、シンプルなタスクを与える場合でも、効率を求めることが重要です。つまり、短期間で完成できるようにタスクを設定し、スタッフが仕事をする実感を得られるようにすることです。完成できないタスクは次の日に持ち越すか、期間を延ばすことで、適切な期待値の調整を行うことが大切です。

もう一つの一般的なミスは確認不足です。これも、ある意味で過大期待と言えるかもしれません。具体的には、タスクの配分、報告、連絡、相談が適切に行われて、問題があれば相談してくるということを、管理者が勝手に期待してしまうことです。特にベトナム人労働者は自発的に相談を持ち掛けることが少ないため、タスクを与えただけでフォローを怠ると、遅延が生じやすく、問題が拡大する可能性が高まります。

タスクを割り当てる際には、単に期限を設定するだけでは不十分です。何か問題が生じた場合に相談を促すよう伝え、適切にフォローアップを行うことが管理職の重要な役割です。上手な中間管理職は、タスクを与える際にそのタスクを達成するための具体的な構造やステップを一緒に考え、スケジュールを明確にし、フォローアップの会議を予めスケジュールに組み込むことも重要なテクニックです。

このようなアプローチにより、スタッフはタスクの達成に向けて必要なサポートを感じることができ、管理職は予期せぬ問題や遅延を防ぐことが可能になります。それにより、プロジェクト全体の成功率が向上し、チーム内のコミュニケーションと協力が促進されることでしょう。

マネジメントやタスクの割り当てに関連するスキル、例えばタイムマネジメント、チームワーク、ブレインストーミングなど、中間管理職に求められるスキルは多岐にわたります。これらのスキルは、多くの実践と経験が必要とされ、多くの場合、失敗から学ぶことが成長過程の一部となります。このような学習プロセスを加速するためには、将来の管理職や開発途上の中間管理職のための研修プログラムを提供することが重要です。私たちの会社が提供している研修プログラムは、これらのスキルを効果的に学べるよう設計されています。これにより、社員が実際のマネジメント状況で直面するであろう挑戦に備えることができます。もし当社の研修プログラムにご興味をお持ちであれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。私たちは、社員が必要とするスキルを効果的に身につけ、職場での成功を支援するための様々な研修オプションを提供しております。